このたび、本学が主催する創立40周年記念事業「記念演奏会」の鑑賞申込者の皆様にお送りした案内メールにおきまして、送信設定の不手際により、受信者の皆様のメールアドレスが他の方から閲覧できる状態で送信されるという事案が発生いたしました。
対象となりました皆様並びに関係者の皆様に多大なるご迷惑とご心配をおかけしましたことを、心より深くお詫び申し上げます。
本件の概要及び対応状況につきまして、下記のとおりご報告いたします。
１．事案の概要
９月17日15時38分頃、本学担当職員が、創立40周年記念演奏会の鑑賞申込者（207名）に対し、当日のご案内及び入館証画像データを電子メールにて一斉送信いたしました。その際、本来「Bcc」に指定すべき宛先を誤って「To」に入力して送信したため、受信された皆様の間で相互の電子メールアドレスが閲覧できる状態となりました。同日16時46分、当該メールを受信した学内職員からの指摘により本件が発覚いたしました。
２．流出した情報
・鑑賞申込者の電子メールアドレス（207件）
・一部対象者の氏名*
*送信者の電子メールソフト上の登録・表示設定により、一部の対象者につきましては、宛先欄にメールアドレスとともに氏名が表示された状態となっておりました。
送信されたメール本文及び添付画像（全員共通の入館証データ）には、住所、電話番号等のその他の個人情報は含まれておりません。
３．対応状況
発覚後、同日19時01分に対象となる207名の皆様全員に対し、お詫びと事案の報告を行うとともに、誤送信されたメールの速やかな削除をお願いする電子メールを送信いたしました。
併せて、沖縄県等の関係機関への報告手続を行っております。
４．二次被害について
現時点において、流出した電子メールアドレスの不正利用や外部への二次漏えい等の被害は確認されておりません。
５．不審メールへの注意喚起
流出した電子メールアドレス宛てに、本学や関係者を装った不審なメール（フィッシングメールやスパムメール等）が届く可能性が懸念されます。身に覚えのない不審なメールを受信された場合は、ウイルス感染や詐欺被害を防ぐため、メール本文中のURLのクリックや添付ファイルの開封は行わず、速やかにメールを削除していただきますようお願い申し上げます。
６．再発防止策
本学として本事態を重く受け止め、今後同様の事故を発生させないよう、宛先を「Bcc」に設定して送信する必要があるメール送信を行う場合は、送信前に宛先が「Bcc」に入力されていることの確認を確実に行い、担当者および直属の上司等の第三者による宛先及び送信設定の重複確認（ダブルチェック）を行います。
また、誤送信の防止を徹底するため、個人情報の取扱い及び電子メール運用時の注意点など、改めて学内の全教職員に対して注意喚起および研修を行ってまいります。
